O que deve constar nos termos de abertura, já de acordo com a IN 102/06
a) Nome da empresa, completo (como está registrado na JUCESC). b) NIRE (Número de Identificação do Registro de Empresas), lembrando que o NIRE de todas as empresas tem 11 dígitos). Ainda: se for livro da sede, o NIRE deve ser o da matriz, se for de filial, da respectiva filial. As guias de recolhimento também devem ser feitas separadamente: uma para a matriz e outra para cada uma das filiais. c) Data do arquivamento dos atos constitutivos ou do ato de conversão de sociedade simples em sociedade empresária pela Junta Comercial: d) Endereço da empresa (deve ser descrito de forma completa, tal qual consta no contrato social ou alteração posterior que o tenha alterado); e) a finalidade a que se destina o instrumento de escrituração (trata-se do nome do livro: Exemplo: Livro Diário, Livro de Entrada ICMS); f) o número de ordem do instrumento de escrituração (01, 02, 03...). Numeração crescente; g) a quantidade de folhas (se numeradas apenas no anverso), páginas (se numeradas no anverso e verso), fotogramas (se microfichas) e registros (se livro digital); h) CNPJ (se for livro da sede, CNPJ da sede, se for de filial, da respectiva filial).
O que deve constar nos termos de encerramento, já de acordo com a IN 102/06
a) Nome da empresa, completo; b) o fim a que se destinou o instrumento escriturado (trata-se do nome do livro: Exemplo: Livro Diário, Livro de Entrada ICMS; c) o período a que se refere a escrituração: Exemplo: Período da Escrituração: de 01/01/2006 a 31/01/2006. Se houver mais de um livro no mesmo exercício, tomar cuidado pois não será permitido intervalos, mesmo tratando-se de feriados, fim de semana... Deverá ser feito da seguinte forma: Período da Escrituração: 01/01/2006 a 25/05/2006. No livro seguinte obrigatoriamente o início deverá ser no dia imediatamente seguinte, ou seja, deverá ser feito assim: Período da Escrituração: 26/05/2006 a 31/12/2006. e) o número de ordem do instrumento de escrituração (01, 02, 03...); f) a quantidade de folhas (se numeradas apenas no anverso), páginas (se numeradas no anverso e verso), fotogramas (se microfichas) e registros (se livro digital);
Outras questões importantes a se observar quanto aos livros
a) Capa: costurada e encadernada de forma a impedir a substituição das folhas e constar a identificação do livro ou dos livros, tantos quantos estejam juntamente encadernados. Não podem ser colocados na mesma encadernação, livros contábeis e fiscais e nem encadernar livros de exercícios/anos diferentes. b) Contra-capa: deverá ser colocada contra-capa nos seguintes casos: havendo mais de um livro na mesma encadernação ou nos casos de que trata-se de capa transparente/térmica e não permite a identificação do(s) livro(s). Mesmo que da capa transparente possa se ver o termo de abertura, deverá constar a contra-capa. Esta, por sua vez, deverá constar, de acordo com o Decreto 1790/97: Nome da empresa, CNPJ, Nome do Livro e Ano/Exercício. d) Quem assina o livro: Contador, devendo ainda colar a etiqueta do CRC/SC dentro do prazo de validade e do empresário (se firma empresária) ou do administrador/diretor (se LTDA, S/A ou Cooperativa). e) Ressalvas: Todas as ressalvas deverão ser feitas de forma manuscrita, ou seja, a mão, e deve constar expressamente o que está sendo corrigido: Exemplo de como deve ser descrita e assinada: Ressalvas: a) nome correto: Terra Nossa Comércio e Indústria de Confecção LTDA. b) NIRE correto: 42209456381 c) CNPJ correto: 00.867.069/0001-75 Data __/__/___ João da Silva Pedro Cunha João da Silva - Administrador Pedro Cunha – Contador – CRC/SC 74646 f) PROCURAÇÃO: f.1) arquivada em requerimento (capa) próprio. Se for uma empresário (antiga firma individual) tarja azul, se for LTDA, a capa deve ser de tarja vermelha, se for S/A, amarela; f.2) os poderes na procuração devem ser especiais e expressos, ou seja, deve constar expressamente: para assinar seus livros mercantis. Neste caso, logicamente, o OUTORGANTE deverá ser a empresa (pessoa jurídica que quer autenticar os livros). g) ONDE LEVAR MEU LIVRO PARA AUTENTICAR: Os contadores devem ser orientados de que os livros devem sempre ser levados a autenticação no escritório regional do município onde o contador tenha seu domicilio profissional, ou no município mais próximo, caso no seu não tenha. h) LIVROS DIGITAIS: ainda não possuimos maiores informações pois estamos dependendo do Conselho Federal de Contabilidade e do DNRC que irão, respectivamente, propor e implantar os modelos. h) EXTRAVIO, DETERIORAÇÃO ou DESTRUIÇÃO de qualquer instrumentos de escrituração mercantil , deverá apresentar Declaração dos fatos de forma minuciosa, qualificação da empresa e dos Diretores, Sócios ou Empresário datado e assinado em 3 vias, uma via da publicação em jornal de grande circulação no local do estabelecimento relatando o fato e requerimento na cor de acordo com o tipo jurídico citado acima, mais taxa DARE R$ 30,00 (trinta reais), código do ato 209, descrição “comunicação de extravio de instrumentos de escrituração”. 1 i).Nos casos em que o Empresário/Contabilista esqueceu de autenticar livros anteriores, é necessário os mesmos procedimentos no item acima, “h” , menos a publicação no jornal, código do Ato 310, descrição do ato “documentos de interesse do Empresa/Empresário”. j) RETIFICAÇÃO de instrumentos de escrituração mercantil, conforme artigo 5º da INDNRC nº 102/06, “A retificação de lançamentos feito com erro, em livro já autenticado pela Junta Comercial, deverá ser efetuada nos livros de escrituração do exercício em que foi constatada a sua ocorrência, observadas as Normas Brasileiras de Contabilidade, não podendo o livro já autenticado ser substituído por outro, de mesmo número ou não, contendo a escrituração retificada.”
